Réunion du CA en bref - 2017-03-06
Lors de la réunion du Conseil d'administration,
le 6 mars 2017,
les questions suivantes ont été abordées par ses membres.
1. Déchiqueteuse
Mario Guay et M. Ouellet (responsable du compostage) évaluent diverses options pour acheter une déchiqueteuse en comparant différents modèles et prix. Ils veulent rendre plus sécuritaire la manière actuelle de déchiqueter les végétaux.
2. Charte des règlements internes 2013
Le CA proposera aux membres de réduire de 7 à 6 le nombre de membres du C.A.
3, Responsables des comités
- Corvée du printemps : tout le monde
- Compostage : Mario Guay
- Entretien et réparation : Mario Guay (réparation), Julie Gauvin et Nicole Roberge (entretien)
- Loisirs : Julie Gauvin
- Corvée d’automne : tout le monde
- Location des lots : Denise Mélançon, Nicole Roberge et Lise Rochette
4. Projet « Mixité sociale dans les jardins communautaires et collectifs
Les membres du CA refusent, après discussion, l’implication sociale que ce projet signifie. Ce projet demande beaucoup d’heures de travail et d’implication sociale et les membres du C.A. donnent déjà beaucoup de leur temps et préfèrent ne pas s’impliquer.
Réunion du CA en bref - 2017-04-10
Lors de la réunion du Conseil d'administration,
le 10 avril 2017,
les questions suivantes ont été abordées par ses membres.
1 Programme «Anniversaire de la Politique de soutien financier pour les organismes reconnus 2015-2017»
Le programme Anniversaire de la Politique de soutien financier pour les organismes reconnus 2015-2017 vise à souligner l'anniversaire de fondation des organismes et à les appuyer dans le soutien à l'action bénévole. Le soutien financier correspond à un montant forfaitaire de 1 000 $ et est accordé par tranche de dix (10) ans: dixième, vingtième, trentième, quarantième anniversaire, etc. Nous devrions fêter le 40e anniversaire du jardin l’an prochain. Le CA va garder ce 1 000 $ pour cette fête.
2. Compte rendu de la réunion des présidents(es)
Les personnes représentant onze jardins se sont présentés et ont fait le bilan de leur dernière saison au jardin. La représentante de la Ville a communiqué les informations qui suivent :
- De la formation est offerte pour l’utilisation d’Excel;
- l’ouverture et la fermeture de l’eau se font en fonction du gel, après la Fête de l’Action de grâces;
- les assurances sont offertes gratuitement par la Ville;
- le Cadre de fonctionnement des jardins communautaires a été légèrement modifié;
- des demandes de fournitures (terre, compost et paillis) ont été faites à la Ville;
- la Ville fournit gratuitement des abris lors de fête ou événement.
3. Préparation de l’assemblée générale annuelle du 20 avril 2017
Le CA vérifie les documents à distribuer aux membres lors de l’assemblée (ordre du jour, procès-verbal de la dernière assemblée, finances et liste de présences). Un document servira à recueillir les noms de personnes oeuvrant dans différents métiers qui veulent bien donner du temps au jardin. Les membres auront accès au jardin à partir du 1er mai et une corvée se tiendra le 6 mai. En plus des travaux réguliers de la corvée, des membres feront le ménage des lots abandonnés et en mauvais état. Du café sera servi lors de la corvée.
Réunion du CA en bref - 2017-02-06
Lors de la réunion du Conseil d'administration,
le 6 février 2017,
les questions suivantes ont été abordées par ses membres.
1. Finances
La trésorière présente le bilan final pour 2016. La ville de Québec a indiqué que les organismes ont l’obligation de tenir leur assemblée générale annuelle 30 à 120 jours après la fin de leur année financière. Pour se conformer à cette obligation et compte tenu que notre année financière se termine en décembre, nous devrons donc tenir notre assemblée générale annuelle au printemps, soit en avril au plus tard.
2. Conditions de maintien - formulaire à signer et expédier à la ville de Québec
Le conseil d’administration s’engage à respecter les exigences liées à la reconnaissance ainsi que les conditions d’admissibilité énumérées dans la Politique municipale de reconnaissance et de soutien des organismes à but non lucratif.
3. Préparation de l’assemblée générale annuelle
Il est entendu que l’assemblée du printemps se transforme en assemblée générale annuelle. Elle se tiendra le 20 avril 2017. Une convocation et l’ordre du jour seront postés avant le 20 mars.Les quatre postes devant être mis en élections à l’automne 2017, sont donc exceptionnellement reconduits jusqu’au printemps 2018.
4. Prochaines réunions
Les prochaines réunions du CA se tiendront les 20 février et 6 mars 2017.
Réunion du CA en bref - 2017-02-20
Lors de la réunion du Conseil d'administration,
le 20 février 2017,
les questions suivantes ont été abordées par ses membres.
Démission de Normand-Jimmy Gamache
C’est avec regret que Normand-Jimmy Gamache a donné sa démission de son poste de secrétaire au C.A. C’est son manque de disponibilité qui a motivé son choix. Denise Mélançon sera dorénavant secrétaire du C.A. Le poste de vice-présidence est donc libre. Après avoir fait le constat que certains jardins communautaires fonctionnent avec six membres, le C.A. va retirer le poste de vice-présidence à notre Charte.
Préparation de l’assemblée générale annuelle du 20 avril 2017
- La convocation et l’ordre du jour seront imprimés et postés aux membres.
- Le contrat de location est modifié pour remplacer « assemblée générale » par « assemblée générale annuelle ».
- À l’encadré de renseignements personnels sera ajouté la mention « membre âgé de 75 ans et plus peut s’abstenir » et après Bénévolat sera ajouté « l’année de naissance »
- Lors de l’assemblée générale annuelle, les membres qui le souhaitent seront invités à s’inscrire au registre des membres qui travaillent dans certains secteurs de Métiers et Professions pour des travaux occasionnels tels la comptabilité, la plomberie, la menuiserie, la peinture, la mécanique (tondeuse, motoculteur, etc.) et le domaine horticole.
- Deux propositions qui vont modifier notre Charte seront présentées aux membres pour approbation, soit le changement de la tenue de l’assemblée générale annuelle qui aura lieu dorénavant au printemps et le changement de la composition des membres au conseil d’administration qui passe de 7 à 6 membres en retirant le poste de vice-présidence.
Prochaine réunion
La prochaine réunion du C.A. aura lieu le 6 mars prochain.
Réunion du CA en bref - 2016-10-18
Lors de la réunion du Conseil d'administration,
le 18 octobre 2016,
les questions suivantes ont été abordées par ses membres.
Assurances
La Ville de Québec a décidé qu’à compter du 1er décembre prochain, tous les organismes reconnus pourront bénéficier gratuitement d’une assurance responsabilité civile, d’une assurance-biens, d’une assurance accident des administrateurs et bénévole et d'une assurance des administrateurs et dirigeants
Archives
Le ménage des documents du classeur a été fait. Les documents pertinents seront archivés selon un calendrier de conservation.
Formation d’automne
Il y a eu une belle participation à la session de formation d’automne.
Fête des récoltes
Nous avons eu une belle participation à la Fête des récoltes. Environ 50 personnes sont venues. Les différentes salades ont été un succès et le CA n’a reçu que de beaux commentaires pour cette activité.
Corvée d’automne
La Corvée d’automne s’est très bien déroulée. Encore une fois, une belle participation.
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