Réunion du CA en bref - 2018-07-31
Lors de la réunion du Conseil d'administration,
le 31 juillet 2018,
les questions suivantes ont été abordées par ses membres.
1. Commandite
Notre député, André Drolet, nous a fait parvenir une commandite.
2. Comités
- Comité de compostage : 5 personnes se sont joint à à deux membres du CA pour une corvée. Les déchets verts ont été étendus pour faire une nouvelle rangée de compost.
- Comité des loisirs : le comité s'est rencontré pour préparer la fête du 40e. Une partie du buffet sera préparée le 17 août. Un guitariste a été approché pour s’occuper de la musique. Les aînées du jardin seront rencontrés pour les informer qu’elles seront honorées lors de la fête et recevront des fleurs.
3. Problèmes sanitaires au jardin
Il nous est rapporté que plusieurs personnes vont uriner derrière le cabanon. C’est inadmissible. Il semble que la clé de la toilette qui est suspendue dans le cabanon à outils pose problèmes car elle est trop éloignée. Nous nous entendons pour installer une boîte près de la sortie et nous allons y déposer la clé.
4. Prochaine réunion
La prochaine réunion se tiendra avant le 21 septembre.
Réunion du CA en bref - 2018-06-13
Lors de la réunion du Conseil d'administration,
le 13 juin 2018,
les questions suivantes ont été abordées par ses membres.
1. Finances
Une lettre sera bientôt envoyée à nos commanditaires réguliers pour une demande de subvention.
2. Corvée de printemps
Il y a eu peu de gens à la corvée car celle-ci tombait sur la fin de semaine de la Fête des patriotes. Mais les personnes présentes ont travaillé très fort et nous avons pu distribuer les sacs de compost et de terre, nettoyer le cabanon, nettoyer et remplir les barils, nettoyer les allées près des clôtures, remettre la plupart des cordes et ramasser les feuilles mortes.
3. Rappprts des comités
- Comité d’entretien et réparations : le comité s’est réuni le 11 juin. Les différentes tâches ont été distribuées : tondeuse, linge propre au lavabo, cabanon propre, plate-bande de fleurs, carré de sable, balai, etc. Tout est en place.
- Comité des loisirs : un 5 à 7 sera organisé pour fêter nos 40 ans le 18 août. Un budget de base de 1 000 $ a été offert par la Ville mais nous ne savons pas les sommes qui nous serons accordées par nos commanditaires. De petits présents seront achetés, une banderole au nom du Jardin Bardy sera déployée avec la mention « 40 ans ». Comme ce sera un 5 à 7, nous servirons des petites bouchées. Nous allons vérifier avec la Ville la procédure pour servir de la boisson et si la musique est permise.
- Comité de compostage : il faudra procéder à l’achat d’un plastique noir très épais.
- Comité d’inspection des lots : les lots seront inspectés le 18 juin à 9 h.
4. Projets 2018
Voici quelques projets prévus en 2018 :
- réaliser lravaux que la Ville n’a pas encore effectués;
- envoi de lettres de demandes du subventions aux commanditaires;
- procéder à un rafraîchissement du site internet;
- réaliser un reportage filmé ave les doyennes du jardin;
- procéder à l'inventairedes biens;
- vérifier l'état des tondeuses et s'informer des prix pour l’achat d’une tondeuse neuve;
- ériger un clôture pour le compostage et vérifier le site de compostage des autres jardins communautaires.
5. Varia
- La soirée reconnaissance du travail des bénévoles de la ville aura lieu le 27 novembre et l’humoriste invité sera André Sauvé : le CA a droit à 8 billets.
- L’exterminateur a quitté le jardin sans avoir attrapé la marmotte. Si nous voulons un autre contrat, nous devrons en faire la demande à la Ville.
- De nouvelles clés seront faites pour tous les membres du CA (cabanon, classeur, etc.)
Réunion du CA en bref - 2018-04-10
Lors de la réunion du Conseil d'administration,
le 10 avril 2018,
les questions suivantes ont été abordées par ses membres.
1. Suivi ou questions découlant du dernier procès-verbal
Une boîte a été achetée pour la clé de la toilette. Une commande de terre, de compost, de paillis ainsi que la liste d’entretien a été acheminée à la ville). Cette dernière nous a remis un nouveau plan du jardin.
2. Finances
Nous avons reçu les documents de la Firme comptable qui seront présentés à l’assemblée générale annuelle Les deux vérificatrices ont rencontré la trésorière et ont pris connaissance des finances 2017. Les prévisions budgétaires 2018 nous sont présentées.
3. Préparation de l’assemblée générale annuelle du 19 avril 2018
- L’ordre du jour et la convocation ont été expédiés le 19 mars dernier. La Ville nous a fourni la liste 2018 et déjà, nous pouvons dire que de nombreux lots seront vacants cette année.
- Nous prenons connaissance du bilan que la présidente a préparé et qui sera déposé à l’assemblée. Le président et secrétaire d’élections sont désignés. Nous formerons trois équipes pour les inscriptions et la présidente sera la personne- ressource.
- Cette année, le jardin ouvrira le 12 mai et la corvée printanière se tiendra le 19 mai (remise le lendemain en cas de pluie).
4. Prévoir 2018
La présidente présente un document de planification de la saison 2018. Deux membres du CA proposent de se rencontrer le 26 avril prochain pour entrer les coordonnées des membres sur le ficher Excell de la Ville et comptabiliser l’argent déjà reçu.
5. Dates de rencontre du comité de location des lots
Le comité de location des lots va planifier les dates de rencontre.
La prochaine rencontre du CA se tiendra au jardin le 15 mai prochain.
Réunion du CA en bref - 2018-05-17
Lors de la réunion du Conseil d'administration,
le 17 mai 2018,
les questions suivantes ont été abordées par ses membres.
1. Rôles et responsabilités des membres du CA
- Présidente : Nicole R.
- Trésorière : Lise R.
- Secrétaire : Denise M.
- Administrateur : Jean-Claude L.
- Administrateur : Mario G.
- Administratrice : Chantale P.
- Administratrice : Tyna L.
2. Responsables des comités
- Compostage : Mario G. et Chantale P.
- Entretien : Nicole R.
- Loisirs : Tyna L. et Nicole R.
- Inspection des lots : Denise M. et Chantale P.
3. Reconnaissance
Le conseil d’administration s’engage à respecter les exigences liées à la Politique municipale de reconaissance et de soutien et a fait parvenir les documents suivants à la ville :
- Résolution du conseil d’administration qui atteste le respect des exigences liées à la reconnaissance
- Procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 19 avril 2018
- Rapport annuel d’activité de la présidente – bilan
- États financiers et prévisions budgétaires
- Avis de convocation officiel et l’ordre du jour
- Liste des coordonnées personnelles des membres du conseil d’administration
- Assurance responsabilité-civile et des administrateurs et dirigeants
- Transmission de la déclaration annuelle au Registraire des entreprises
Réunion du CA en bref - 2018-03-13
Lors de la réunion du Conseil d'administration,
le 13 mars 2018,
les questions suivantes ont été abordées par ses membres.
1. Préparation de l’assemblée générale annuelle du 19 avril 2018
- Deux membres du CA vont vérifier la liste des membres avant de faire l’envoi de la convocation
- Le bilan 2017 sera déposé à l’assemblée générale annuelle.
- La procédure pour éviter le gaspillage au jardin concernant les lots abandonnés sera présentée aux membres.
- Les membres seront aussi informés de l’installation d’une boîte près de la sortie pour déposer la clé de la toilette.
2. Formulaires pour la Ville
La fiche d’entretien des jardins communautaires a été complétée. Une rencontre avec lareprésentante de la ville est planifiée pour corriger le document de la superficie des lots de notre jardin.
3. Varia
- Le CA va s’informer du coût d’un porte-clés qu’on pourrait remettre aux membres lors de la Fête du 40e.
- Le nouveau code du cabanon cette année sera communiqué aux membres lors de l’assemblée.
- Une requête sera adressée à Craque-Bitume pour que le Jardin Bardy soit l’hôte d’une formation.
4. Prochaine réunion
La prochaine réunion se tiendra le 10 avril 2018.
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